今作成しているシートと全く同じ中身のシートを作りたい場合は「シートのコピー」という操作をします。
例えば家計簿など、同じ様式のものを一年間(12枚)使うといった場合に便利ですね!
ここでは一般的なコピーの仕方と、ドラッグによる簡単なコピーの仕方、二種類の方法をお教えします。
まず、コピーしたい元のシート名の上で右クリックします。
ここでは「Sheet1」を選びました。
移動またはコピーをクリックします。
どこにコピーするか、場所を指定します。ここでは末尾へ移動(Sheet3の右隣)を選びました。
「コピーを作成する」に必ずチェックマークを入れ、OKボタンを押します。
「Sheet1(2)」が、Sheet1のコピーです。
シートの名前は、「右クリック→名前の変更」で変えることができますので、活用してみてください。
図のように「Ctrl」キーを押しながら、ドラッグすると、簡単にシートのコピーをすることができます。(▼のある場所にコピーされます。)
①～④のやり方が基本ですが、こういったワザを覚えておくと、Excelの操作もずい分楽になりますね!
ある行を別の行に移動したい時、入れたい場所に「行を挿入」してからそこに切り取ってきた行を「貼り付け」、空白になった行を「削除」する・・・という方法でしていませんか?
実は行を切り取った後、セルを貼り付ける時に「貼り付け」ではなく「切り取ったセルの挿入」を選べば上記のような作業をする必要がありません。
さらに次の方法でもっと簡単に行を移動することができます。
図のように”井上恵子さん"を2・3行目の間に移動したいと思います。
移動元の行番号をクリックします。(ここでは7)
7行目が「選択状態」(7行目の色が変わる)になります。
ここで、行と行の境目にマウスを当ててみると、マウスポインタが図のような形(Excel2003の場合。2002以前のバージョンでは、白矢印のみになっています。)に変化します。
必ずマウスポインタが上記の形に変わったことを確認します。
続いて「Shift」キーを押しながら、マウスを目的の場所までドラッグ(この場は、2行目と3行目の間)します。
目印の横棒が現れるので、それを見ながら移動先を決定します。
目的の場所で、①マウスの左ボタンから指を離してから②Shiftキーから指を離します。(指を離す順番を間違えないようにしましょう)
この方法だと、移動先が目に見えているので「切り貼り」するよりもずっと分かりやすいのです。
ぜひ活用してみてください。
縦に長い表で気づかないうちに違う行を見ていたということはありませんか?印刷物であれば、定規を当ててみるなど工夫もできますが、画面上ではなかなかそうはいきませんね。
そこで、一行おきにセルに色を付けてみましょう。ぐっと見やすくなります。
縦にも横にもずらっと文字や数字が入っており、とても見にくい表になっています。
まず、一行おきに色を付けたい部分をドラッグして、範囲を選択し、「書式」の中の「条件付き書式」をクリックします。 ●Excel2007以降は、「ホームタブ」→「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」
「条件付き書式の設定」が出てきます。
①「Ｖ」印を押して「セルの値が」となっているものを「数式が」に変更します。 ②数式を入力します。 =MOD(ROW(),2)=0 と入れてみましょう。これは「2で割り切れる行」・・・つまり、偶数行を表す数式です。(奇数は=1)③「書式」ボタンをクリックします。 ●Excel2007以降は、「次の数式を満たす場合に値を書式設定」と書いてある下のボックス内に直接数式を入力し、書式ボタンをクリックします。
①パターンタブを押し、②色を選択します。③「OK」ボタンをクリック。 ●Excel2007以降は、「塗りつぶしタブ」が開いた状態で表示されるので、そのまま好きな色を選びます。
条件付書式の設定画面に戻ります。ここでさらに「ＯＫ」をクリック。
一行ごとに色が付いて、大変見やすくなりました。
この方法だと、行を削除したり挿入したりしても色の並びが狂うことはありません。
元に戻したい場合は②の作業の後、⑤が表示されるので「削除」を選択し、「条件1(1)」にチェックマークを入れてＯＫを押せば大丈夫です。 ●Excel2007以降は「解除したい範囲を選択」→「ホームタブ」→「条件付き書式」→「ルールのクリア」→「選択したセルからルールをクリア」
エクセルで表を作っていざ印刷してみると、セルの中の文字が途中で切れてしまっていたことはありませんか?
列の幅を広げることも一つの対処方法ですが、列幅はそのままにしておきたい場合はどうすればよいのでしょうか?
このような表を作ったとします。
よく見ると上から三番目の人の住所が枠からはみ出てしまっていますね。
また時々「見た目にはきちんと枠内に収まっているのに、印刷するとはみ出ていた」ということもあります。
｢印刷プレビュー」(どのように印刷されるか確かめるための画面)で確認してみても、やはり枠線からはみ出してしまっています。
しかも画面左下のページ数が1/2ページになっており(1ページでは収まりきっていないですよという意味)、このまま印刷すると無駄に一枚用紙を使ってしまうことになります。
まず、目的の文字の入っているセルをクリックし、(ここではD5)「アクティブセル」にします。
コンピュータに、「今からこのセルの設定を変えますよ」と注目させるためです。
「書式」→「セル」をクリックします(2003)。 もしくは、目的のセルをアクティブセルにした状態で「右クリック」→「セルの書式設定」(2007以降もこの方法で)
①「配置」タブをクリックします。
②「文字の制御」の中の「縮小して全体を表示する」にチェックを入れます。
③「ＯＫ」をクリック。
枠内にぴったり収まるように文字が縮小されました。 あまりにも文字数が多い時はこの方法は使えませんが、ほんの少しはみ出ているくらいなら大丈夫です。ぜひ試してみてください。
長い時間をかけて打ち込んだ文章や表などを見直ししていて、ある言葉を全て別の言葉と間違えていたときなど(例えば、松山だと思っていたのが、実は梅山だった)、全部手直していくのは大変ですね。
ここでは、それを応用した便利技をご紹介しましょう。
Excelでは、最初の1～2文字ほど入力すると、今までに入力したものの中から自動的に「これですか?」と候補を挙げてきます。(オートコンプリート)
また、入力したいセルを右クリックし、「ドロップダウンリストから選択」という項目をクリックすると、こちらも今までに入力したものが図のように表示され、そこから選択することができます。
いずれもExcelに備わった便利な機能ですが、列(縦)方向にのみ有効なため、図のようにランダムに文字を入力する場合にはいま一つ活用できません。
そこで、「置き換え」機能を便利に使ってみましょう。
まず、「1.あさがお 2.ひまわり 3.チューリップ・・・・」というような規則を自分なりに作ります。
そして、表の中に文字を入力する代わりに、その文字に対応した数字を入れていきます。
「編集」→「置き換え」をクリック。
「置換」タブをクリックし、「検索する文字列」「置換え後の文字列」に、最初に作った規則どおりに数字と文字を入れます。
(ここではすでに、1.あさがお 2.ひまわり は入力済みです。引き続き、3.チューリップを入力しているところです)
「すべて置換」をクリック。
「3」と入力した箇所が全て「チューリップ」に置き換わりました。確認をして「ＯＫ」をクリックします。
なお、何も指定しなければ、この「置換え」は現在開いているシート全てに有効になるため、「表の中だけ置換えをしたい」場合は、最初に表の中を「範囲選択」すればOKです。
これくらいの表なら直接打ったほうが早いのですが、置換え後の文字が長く、また大量に入力する場合は便利な方法です。
また、同じ方法でWordでも活用できます。
簡単にシートをコピーする
