例えばメールで写真を送りたい場合、2〜3枚程度ならそのまま添付すれば良いのですが、枚数が多い場合や他にも同時に送りたいものがあるときはどうすればよいのでしょう?
ここではファイルの「圧縮・解凍」について学んでいきましょう。
例としてデスクトップに「送付資料」というフォルダを作成しました。
このフォルダの中にはご覧のように「写真10枚」「ワード」「エクセル」など、複数のファイルが入っています。
これらをメールで送りたいのですが、実は普通のフォルダごとメールに添付することはできません。フォルダの中身を一つ一つ選択して添付することになります。
この例の場合は添付ファイルが12個もあり、作業も大変ですね。
そこで、フォルダごと圧縮してみましょう。
まず圧縮について簡単にご説明します。
"布団圧縮袋"を思い浮かべてみてください。かさばる布団も専用の袋に入れて中の空気を抜くとずいぶん小さくなり、収納にも持ち運びにも便利になりますね。それと同じようなイメージです。
たくさんのファイルが入ったフォルダも、専用のソフトを使って"圧縮"することができます。(圧縮することによって、データ容量も小さくなります。)
◆Windows Vista以降、特別な圧縮・解凍ソフトをインストールしなくても、ファイルの圧縮・解凍が可能になりました。
今度は中身を一つずつ分ける必要はなく、一度に添付することができました。
今度はメールを受け取る側で考えてみましょう。
圧縮されたファイルは、そのままでは中身を編集することができません。そのため「展開」という操作が必要になります。 手順は次の通りです。(受け取ったメールの添付ファイルを、デスクトップに保存した後として説明します。) @圧縮フォルダーを右クリックする。 A「全て展開」をクリックする B出てきた画面の「展開ボタン」をクリックする 展開後のフォルダーの中身は、通常通り扱うことができます。
メールを送信するときに、自分のパソコンに登録されている名前が「送信者」として相手に届きますが、これを変更することができます。
まず「Outlook Express」を立ち上げます。
続いて「ツール」→「アカウント」をクリック。
@「メール」タブを選択し、A変更したいメールアカウントをクリックします。
B右側の「プロパティ」をクリックします。
プロパティ画面では、まず「全般」タブをクリックします。
中央の「ユーザー情報」の「名前」欄に、新しい名前を入力します。
ここに入力した名前が、次回から相手に送信されます。
これでよければ「OK」をクリック。(インターネットアカウントの画面も「閉じる」ボタンで閉じます。)
「送信者」欄の名前が変更されました。
ここに本名を入れているけれどニックネームに変えたい。家族の名前が入っているので、自分の名前に変更したい・・などという時などに活用してみてください。
メールを受け取った人が誰から届いたメールなのか一目で分かるように、文章の最後にサインを入れておくとよいのですが、ちょっと凝ったものを入れようと思うと、毎回入力するのも面倒ですね。
そこで、あらかじめデザインを登録しておいて、簡単に署名が入れられる方法をご紹介します。
まず、「メモ帳」を立ち上げます。(メモ帳の立ち上げ方についてはこちら)
まずは簡単なデザインのものから作ってみましょう。(住所・電話番号などを入れても良いですが、知られてもよい相手にのみ使用するようにしましょう。)
「書式」→「フォント」→「MSゴシック・標準・12pt」を選びます。(フォント名にPが入っていると、デザインがずれることがあります)
「ファイル」→「名前を付けて保存」で、分かりやすいようにデスクトップに"署名"という名前でメモ帳を保存します。
次にOutlook Expressを立ち上げます。
「ツール」→「オプション」と進み、「署名」タブをクリック(@)します。
続いて署名(S)欄の「作成」ボタンをクリック(A)。署名の編集の中の「ファイル」のラジオボタンをONにしてから(B)「参照」ボタンをクリック(C)します。
「ファイルを開く」という画面が出ます。
「デスクトップ」に保存しておいた「署名」という名前のメモ帳のファイルを開きます。
「OK」ボタンをクリック。
署名(S)欄の「名前の変更」をクリックし(@)、署名#1という文字を消して、分かりやすい名前をつけます。
ここでは「仕事用」と付けてみます。「Enterキー」で確定してから、「OK」ボタンを押します。
いつもどおりメールを作成し、文章の最後に先ほどの「仕事用」という署名を入れてみましょう。
カーソルは左端に寄せておきます。途中の位置からだと署名がずれてしまうためです。
「挿入」→「署名」→「仕事用」と進んでクリックします。
先ほどメモ帳で作った書名が、メール文章の最後に挿入されました。
「仕事用」「趣味の仲間用」・・など何種類か作っておいて、使い分けるのもいいですね。
「CC」は全く同じ内容のメールを、複数の人に同時に送る時に使用します。注意しなければならないのは、「CC」でメールを送信すると、メールを受け取った全ての人に、他人のアドレスを知られてしまうということです。
これを防ぐためには「BCC」を利用します。
メッセージ作成画面にして「CC」をクリックします。
「CC」とは、カーボーン・コピー(カーボン用紙で複写したものという意味)の略です。
ここでは、すでに「連絡先」に相手のアドレスを登録されているものとして説明します。
まず、メールを送りたい相手を選択します。
「Ctrl」(コントロールキー)を押しながらクリックしていくと、一度に選択することができます。
「CC」をクリックすると、今選択した相手の名前が入ります。
「OK」ボタンをクリックすると、「CC」に宛先が入った状態でメッセージの作成画面に戻ります。(文字色が赤くなっていますが、本来は黒です。)
このままメッセージを書き込んで送信すると、選んだ5人に同じメールを送ることができます。
ただし、メールを受け取る人に他の4人のアドレスが見える状態で届きます。
Bの時に「CC」ではなく「BCC」を選ぶと、図のように「BCC」(ブラインド・カーボン・コピー)に宛先が入ります。
これで送信すると、受信したメールの宛先欄に<Undisclosed-Recipient>(明らかにされていない受取人)と表示され、他人のアドレスを知られることがありません。
メールアドレスも個人情報の一つなので、全ての人の了解がないのなら「CC」ではなく「BCC」で送った方が無難でしょう。