よく使う機能を登録しよう (クイックアクセスツールバー)
 


同じ操作を頻繁に繰り返すのに、その都度タブを切り替えて、さらにその中から必要な項目を探すというのは大変面倒ですね。作業効率も悪くなってしまいます。

画面左上に、よく使う命令をボタンとして登録できる機能(クイックアクセスツールバー)があります。初期設定では3つのボタンが用意されていますが、それ以外のものを登録する方法をお教えします。

なお、Excelでもほぼ同じ操作で登録することができます。


クイックアクセスツールバーの初期設定です。よく使う命令のうち、3つのボタンが用意されています。(Word2010の場合)

ツールバー右端のをクリックすると、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」が表示されます。現在表示されている3つのボタンに、チェックマークが入っているのが分かります。

ここに表示されているもののうち、あると便利だと思う項目を追加してみましょう。例として「新規作成」「印刷プレビューと印刷」にチェックを入れてみます。

「新規作成」と「印刷プレビューと印刷」のボタンが増えました。

続けて、Aで表示されなかった項目を登録したい場合と、クイックアクセスツールバー内でのボタンの順序を変更する方法を説明します。

再びツールバー右端のをクリックします。

さらに「その他のコマンド」をクリックします。コマンドとは「命令」という意味です。
例として「クイック印刷」を登録してみましょう。

@ 左側の窓から 新たに登録したい命令を選びます。
A 追加ボタンを押します。
B 右側の窓に選択した命令が追加されます。

最後にOKボタンをクリックします。
("基本的なコマンド"から"すべてのコマンド"に変更すると、もっとたくさんの候補が表示されます。)

※右側の窓から左側の窓に戻す時は「A追加ボタン」の下にある「削除」のボタンを押します。
ボタンの並び順を変えてみましょう。これは、右側の窓で操作します。

@ 並び順を変更したい命令をクリックします。
A ▲や▼で、好みの位置まで移動させます。
B 位置が決まりました。(@は移動するため、この時点では消えています)

最後にOKボタンを押します。


こちらが、設定後のクイックアクセスツールバーです。
最初のものと比べてみましょう。
 
  1枚の用紙に、同じ原稿を縮小して2部印刷する
 


例えばA4サイズで作成したある文書があるとします。
これを2分の1に縮小して、A4用紙1枚に同じものを2部印刷する方法をお教えします。(はさみでカットすれば、A5サイズのものが2枚できることになります。)

なお、ここではWord2010での操作方法を中心にお教えしますが、Word2003・2007についても簡単に説明を加えています。


A4サイズで作成したファイル(ページ数は、1)があります。
Word2010で印刷を開始する場合、@ファイル→A印刷の順にクリックします。

(用紙サイズが、A4になっていることを確認しておきましょう。)

ページ:の横に 1,1と入力します。
これは「1ページ目の原稿を2回印刷します」という意味合いになります。

なお、数字と数字の間は必ず,(カンマ)を使用します。ドットなど、別の記号を使うとエラーになりますので、注意しましょう。

次に、1枚の用紙に何ページ分印刷するかを指定します。

今回は同じものを「2部」作成するので「2ページ/枚」を選択します。

ここまでの設定が終わったら、最後に「印刷」ボタンをクリックします。


Word2003やWord2007では、このような「印刷ダイアログ」が出てくるので、赤枠の中のように入力します。
A4の用紙1枚に印刷したものと比べてみると、大きさがちょうど半分になっているのが分かります。
ハサミなどでカットすれば、より多くの人に配る時などに用紙の節約になりますね。

またABの手順を工夫すれば、2ページ分を1枚にまとめて印刷したり(Aで1,2と入力する)、同じものを4分割して印刷(Aで1,1,1,1と入力し、Bで4ページ/枚を選択する)といった印刷も可能です。